eKampüs
- 23 Mar 2020
- 3 dakikada okunur

En Verimli Şekilde Evden (Ofis dışı) Nasıl Çalışılır?

Evden (ofis dışı) çalışma imkanını değerlendiren ve tercih eden kurum sayısı her geçen gün artmaktadır. Çeşitli nedenlerden dolayı evden çalışma sistemine geçiş yapan kurumlar olduğu gibi, Dünya Sağlık Örgütü’nün 12 Mart 2020 tarihinde pandemi olarak tanımladığı Covid-19 virüs salgını bugünlerde birinci neden olarak öne çıkıyor. Evden çalışma, salgının yayılmasını önlemek için alınan en ciddi kararlardan biri olan sosyal izolasyonu desteklemektedir.

Salgının yayılmasını önlemek için alınan en ciddi kararlardan biri sosyal izolasyonu yaşamımıza sokmak oldu. Bu karar çalışma hayatına doğrudan etki etti. Bazı kurumlar bu konuda halihazırda evden (ofis dışı) çalışma modelini farklı şekillerde deneyimliyor olsalar da büyük bir kısım bu konuya hazırlıksız yakalanmış oldular. Aslında bu tarz bir çalışma tarzı dünyanın en büyük kurumlarının çalışma stratejilerinin içerisinde yer alsa da ülkemizde bu kültür henüz yeteri kadar yaygın değildir. (Buna bir çalışma yaklaşımından fazlası olduğu için kültür diyoruz çünkü çok kapsamlı bir değişim ve dönüşüme ihtiyaç duyulabilmektedir.)

Gelecekte gerek teknolojik gelişmeler sayesinde gerek verimlilik araştırmalarının ortaya koyduğu sonuçlar ile bu tarz bir çalışma yaklaşımının artacağı öngörülüyor ve bir paradigma değişikliğinin kaçınılmaz olduğu ortaya çıkıyor. Gelecekte böyle bir kültür içerisinde büyüyecek yeni nesillerin de bu geçişi hiçbir uyumlanma sorunu yaşamadan yapabileceklerini varsaymak da zor olmasa gerek. Bu konu ile ilgili bazı araştırmalar bizlere şunu söylüyor:

2005 yılından günümüze kadarki sürece bakıldığında evden çalışan kişi sayısında %140’lık bir artış görülüyor.
2018 yılında yapılan çalışmaların ortaya koyduğu istatistikler gösteriyor ki ayda en az bir kez evden çalışan kişiler %24 daha mutlu ve daha üretken.
Küresel olarak baktığımızda, çalışanların %52’si en az haftada bir kez evden çalışıyor.
İnsanların %40’ı uzaktan çalışmanın en büyük avantajının esnek çalışma programı olduğunu belirtiyor.
2018’deki verilere bakıldığında insanların %65’i en iyi şekilde evden çalıştıklarını ifade etmişler.
Çalışanların %86’sı en yüksek üretkenliğe evde yalnız çalıştıklarında ulaştıklarını belirtmişler.
Çalışanların %74’ü başka bir işten esnek çalışma programı teklif edilirse, iş değişikliğine sıcak baktıklarını belirtmişler.
Haftada bir kez evden çalışmak gelecekteki çalışanların %77’si için harika bir motivasyon kaynağı olduğu görülmektedir.

Geleceğe yönelik bir projeksiyon geliştiren ve vizyonlarını yeniden belirleyen kurumların bu verileri doğru okumaları önemlidir.

Ancak içinde bulunduğumuz bu olağanüstü dönem bu tarz bir dönüşümün doğal süresinde gerçekleşmesi için beklemeden hemen aksiyon alınmasının gerekliliğiyle bizi karşı karşıya bırakmaktadır. O nedenle, bu konuda bir “A,B,C” planı olmayan kurumlar ve böyle bir yaklaşıma geçiş yapmak isteyen yöneticiler/çalışanlar için bir kılavuz hazırladık. Bu kılavuz ile bu dönüşümü ve/veya geçişi en yumuşak şekilde, en az sıkıntı ve mümkün olan en yüksek verimlilik ile başarmanızı diliyoruz.

Evden çalışırken yapmanız ve yapmamanız gerekenler:

İşlerinizi yöneteceğiniz ve iletişimi sürdüreceğiniz araçları netleştirin.
Sürecin sağlıklı ilerleyebilmesi için herkes katkı sağlamasına ve sorumluluk almasına olanak sunun.

Yapılan çalışmalar hakkında haftalık olarak ilgili birim yöneticisine bilgilendirme yapın. Bunun sistemli hale getirin ve belirlediğiniz sisteme uyun.
E-Posta ile halledebileceğiniz işler için video aramaları ve/veya telefon aramaları yerine e-posta kullanmayı tercih edin.
Göndermeden önce mesajlarınızı ve e-postalarınızı okuyun. Gerekliliği üzerine düşünün. Çalışma arkadaşınız fiziksel olarak yanınızda olmadığı için oluşabilecek yazılı iletişim kazalarından kaçınarak açık, net ve anlaşılır olmasını sağlayın.
Evinizde kendiniz için en iyi çalışabileceğiniz ortamı hazırlayın.

Çalışırken sizin odaklanmanızı engelleyecek şeylerden uzaklaşın.
Herkesin verimli çalıştığı saat aralığı farklılık gösterebilir. Bu nedenle ortaklaşa iş yapılacak saat aralıkları belirlenmelidir.
Kodlar geliştirin. ( Acil! Öncelikli! Esnek! işler konusunda nasıl harekete geçileceğine ilişkin kontratlarını oluşturun.)
Sosyalleşme ve sohbet etme gibi ihtiyaçlarınız için de zaman ayırın, çalışma arkadaşlarınızla iş dışında da iletişimde kalın ve bağınızı kopartmayın.
Ofiste çalışıyormuş gibi çalışma saatlerinizi belirleyin. Gününüzü programlayın.
Evde çalışmak da profesyonel bir çalışma sürecidir. Tatil bilinciyle konsantrasyonunuzu dağıtmayın.
Çalışacağınız yeriniz özel ve belli olsun. Bunu evinizde bir köşe ayırarak yapabilirsiniz. Çalışma saatlerinizin dışında zaman diliminde bu alanı kullanmayın.
Sosyal medyada kaybolmayın.
En odaklanabileceğiz zamana önemli ve büyük işinizi/lerinizi bırakın.
Telefon ve/veya görüntülü aramalarınızı öğleden sonraya bırakın.
Aynı zamanda ev işlerini de yapmanız gerekebilir. Bu durumda şöyle bir yöntem kullanabilirsiniz: çamaşır/bulaşık vb. makinesini çalıştırın. O bitene kadar çalışıp o durunca ara verin. Böylece odaklanmış ve kendinizi programlamış olursunuz.
Evdeki kişilere bu süreç hakkında bilgilendirme yapın ve beklentilerinizi ifade edin. Çevrenizdekilere yapmanız gereken işleriniz olduğunu hatırlatın.
Sağlıklı aralar verin. Çalışmanıza ara verip YouTube’dan video izlemek yerine, pencereyi açın hava alın, hareket edin, uzaklara bakarak gözlerinizi rahatlatın.
Çalışmalarınızı bitireceğiniz saati belirleyin.
Yemek yemeyi ve su içmeyi ihmal etmeyin.
Uykunuzu önemseyin.
Mesai saatleri içerisinde erişilebilir olun, bunun sınırlarını ve yöntemlerinizi belirleyin.